Bilakah perniagaan memerlukan sokongan operasi terurus?

Sistem baharu atau proses yang didokumenkan boleh menangani masalah tertentu. Selepas kerja itu selesai, seseorang masih perlu menyelenggara rekod, menyelaraskan tugas, menyemak keadaan luar biasa dan memastikan proses kekal relevan.

Sokongan operasi terurus mungkin berguna apabila kerja berkala memerlukan kapasiti berterusan dan tanggungjawab yang jelas. Langkah pertama ialah menentukan perkara yang perlu dilakukan secara tetap dan cara pasukan anda mahu menguruskannya.

Bezakan projek daripada kerja berkala

Projek mempunyai perubahan tertentu untuk dilaksanakan, seperti menyediakan aliran kerja atau menghasilkan set awal prosedur operasi standard. Sokongan berterusan meliputi kerja yang diteruskan selepas perubahan tersebut diperkenalkan.

Contohnya, menulis SOP ialah tugas projek. Menyemaknya apabila tanggungjawab berubah, mengemas kini dokumen dan menyelaraskan serahan boleh menjadi sebahagian daripada aturan berterusan.

Sesetengah perniagaan memerlukan kedua-duanya: persediaan awal diikuti perkhidmatan berkala. Memisahkan bahagian tersebut memudahkan perbincangan tentang hasil kerja dan yuran.

Kenal pasti fungsi yang memerlukan sokongan

Mulakan dengan satu bidang yang kerjanya kerap tertangguh, berulang atau tidak mempunyai orang yang bertanggungjawab. Bergantung pada perniagaan, urusan terurus boleh meliputi:

• Operasi pemasaran: menyelaraskan tugas kandungan dan kempen yang dipersetujui, pengurusan prospek, kemas kini CRM dan pelaporan.
• Penyelenggaraan SOP dan proses: menyelenggara prosedur, tanggungjawab, semakan dan maklumat serahan.
• Operasi harian: menyelaraskan pertanyaan, kelulusan, pentadbiran rutin dan pelaporan yang dipersetujui.
• Penyelarasan IT: menyokong sistem perniagaan yang dipersetujui, tugas akses pengguna, alat perisian dan integrasi.
• Penyelarasan pematuhan: menyelenggara rekod, tarikh semakan dan tindakan yang dipersetujui bersama penasihat yang dilantik oleh perniagaan.

Terangkan kerja sebenar dalam fungsi tersebut. “Sokong pemasaran” kurang jelas berbanding senarai tugas dengan hasil kerja, orang yang bertanggungjawab dan jadual semakan.

Untuk perkara guaman, AIO boleh menyelaraskan nasihat melalui panel peguamnya. Peguam yang dilantik mengesahkan urusan guaman, skop dan yuran secara berasingan.

Persetujui skop sebelum perkhidmatan bermula

Skop yang berguna menerangkan perkara yang akan diuruskan AIO dan perkara yang kekal di bawah pasukan anda. Ia patut menjelaskan beban kerja yang dijangka dan had aturan tersebut.

Bincangkan tugas berkala, kekerapan, kapasiti yang termasuk, sistem yang terlibat, pegawai yang dibenarkan dan tindakan yang memerlukan kelulusan. Sahkan hari bekerja, waktu sokongan, aturan cuti dan saluran eskalasi.

Respons dan penyelesaian ialah perkara yang berbeza. Sasaran respons menerangkan masa penerimaan sesuatu permintaan akan disahkan atau permintaan itu disemak dalam waktu perkhidmatan yang dipersetujui. Penyelesaian isu mungkin bergantung pada kerumitannya, kelulusan yang diperlukan atau penyedia luar. Aturan tersebut perlu dinyatakan dalam syarat perkhidmatan yang dipersetujui.

Jadikan kemajuan jelas

Gunakan rekod permintaan bersama atau pelan kerja supaya kedua-dua pihak dapat melihat permintaan yang diterima, kerja yang sedang berjalan dan perkara yang memerlukan keputusan. Simpan rekod kerja yang disiapkan dan tindakan seterusnya bagi perkara yang belum selesai.

Semakan bulanan boleh meneliti tugas yang disiapkan, isu belum selesai, perubahan beban kerja dan keutamaan untuk tempoh seterusnya. Jika perniagaan memerlukan tahap sokongan yang berbeza, kemas kini skop sebelum aturan menjadi kabur.

Persetujui cara kerja tambahan diluluskan dan dicaj. Langganan alat, perbelanjaan pengiklanan, projek pelaksanaan baharu atau kos pihak ketiga lain perlu dikenal pasti jika berkaitan, bukan dianggap termasuk secara automatik.

Perkara yang boleh dimasukkan dalam pelan kerja bulan pertama

Bagi skop pengurusan pertanyaan, bulan pertama mungkin merangkumi semakan senarai permintaan, penetapan tindakan tertunggak, penyelenggaraan medan CRM yang dipersetujui dan laporan tentang tindakan susulan yang terlepas tarikh. AIO dan pasukan anda akan menetapkan jumlah kerja, akses, kelulusan dan tarikh semakan sebelum kerja bermula.

Semakan yang berguna bertanya tiga soalan: apakah yang disiapkan, apakah yang menunggu keputusan dan apakah yang patut berubah bulan depan? Simpan jawapan dalam pelan kerja bersama supaya perkhidmatan boleh dinilai berdasarkan tanggungjawab yang dipersetujui.

Mulakan dengan skop yang boleh diurus

AIO menawarkan sokongan terurus berfokus untuk satu fungsi serta gabungan sokongan operasi dan IT merentas bidang yang dipersetujui. Sebut harga bagi setiap kerjasama disediakan berdasarkan kerja, kapasiti, tanggungjawab dan aturan perkhidmatan yang diperlukan.

Mulakan dengan fungsi yang boleh diterangkan dengan jelas, semak cara aturan itu berjalan dan kembangkan apabila ada sebab yang berguna untuk berbuat demikian.

Terokai pilihan perkhidmatan terurus AIO, atau bincangkan kerja berkala yang memerlukan bantuan pengurusan.

Untuk contoh proses yang boleh ditambah baik dan disokong secara berterusan, baca panduan aliran kerja pertanyaan ke sebut harga kami.